Çevrimiçi bir toplantıdan tutanak üç adımda çıkar: toplantıyı kaydet, kaydı yazıya dök, ondan kararları ve görevleri ayıkla. Teams ve Google Meet kendi transkripsiyonlarını sunabilir; Türkçe desteği ve kullanılabilirlik planına, sürüme ve BT yöneticisinin ayarlarına bağlı, bu yüzden kendi hesabında kontrol et. Desteklemiyorsa ya da konuşmacıları ayrılmış bir metin istiyorsan kaydı Transkripsiyon sitesine yükle. Aşağıda araç araç kaydı nerede bulacağın ve onunla ne yapacağın var.

Kayda başlamadan önce

Katılımcılara kayıt aldığını ve kaydı ne için kullanacağını baştan söyle. Zoom, Teams ve Meet başlangıçta bir uyarı gösterir ama bu, izin sormanın yerini tutmaz. İzinsiz kayıt, Türk Ceza Kanunu ve kişisel verilerin korunması mevzuatı bakımından sorun yaratabilir. Bir şirkette iç kurallara da bakmakta fayda var.

Zoom

Bilgisayara kayıt, ücretsiz hesap dahil her Zoom hesabında var (Zoom Yardım).

  1. Toplantı sırasında pencerenin altındaki Kaydet'e (İngilizce arayüzde “Record”) tıkla. Hesabında bulut kaydı açıksa “Bu bilgisayara kaydet”i seç.
  2. Toplantıdan sonra Zoom kaydı dönüştürür, bu bir an sürebilir.
  3. Dosyalar varsayılan olarak Belgeler içindeki “Zoom” klasöründedir.

Orada bir MP4 video ve bir M4A ses dosyası bulursun. Transkripsiyon için M4A yeter: aynı ses, çok daha küçük dosyada; yani daha hızlı yüklenir.

Ücretli hesapla bulutta da kayıt alabilirsin. Zoom bunun için sesli transkripsiyon sunar; Türkçe desteğini ve gerekli plan koşullarını Zoom'un yardım sayfasından kontrol et.

Microsoft Teams

Bir Teams toplantısını kaydetmek için uygun bir iş ya da okul lisansı gerekir ve BT yöneticin kaydı açmış olmalıdır. Konuklar ve başka bir kuruluştan kişiler kaydı başlatamaz (Microsoft).

  1. Toplantı denetimlerinde Diğer eylemler'i, sonra Kaydı ve transkripsiyonu başlat'ı seç.
  2. Konuşulan dili (Türkçe) ve neyin kaydedileceğini belirle; yalnızca sese ihtiyacın varsa Yalnızca ses mümkündür.
  3. Onayla'ya tıkla.
  4. Toplantıdan sonra kayıt toplantı sohbetinde görünür. Kayıt, düzenleyicinin OneDrive'ında durur.
  5. Varsayılan olarak yalnızca düzenleyici ve eş düzenleyiciler indirebilir. İkisinden biri değilsen dosyayı onlardan iste.

Kayıtlar, yöneticinin belirlediği süre sonunda silinebilir. İhtiyacın olanı erken kaydet.

Kayıtla birlikte Teams'in transkripsiyonu da başlar. Düzenleyici ve eş düzenleyiciler transkripti genellikle .docx ya da .vtt olarak alır. Bu sende çalışıyorsa belki başka bir araca hiç gerek kalmaz.

Google Meet

Her hesap kayıt alamaz: uygun bir Google Workspace paketi (örneğin Business Standard, Business Plus ya da Enterprise) gerekir ve yöneticin özelliği açmış olmalıdır. Ücretsiz bir Gmail hesabıyla olmaz (Google Yardım).

  1. Bilgisayarda toplantı sırasında sağ alttaki Toplantı araçları'na, sonra Kayıt'a tıkla.
  2. Kaydı başlat'a, açılan pencerede de Başlat'a tıkla.
  3. Kayıt, düzenleyicinin Google Drive'ında “Meet Recordings” klasörüne düşer. Düzenleyici ve kaydı başlatan kişi bağlantıyı e-postayla alır, bağlantı takvim etkinliğinde de durur.
  4. Videoyu Drive'dan indir.

Meet'in kendi transkripsiyonu da var (Toplantı araçları, sonra Transkript). Hangi dilleri desteklediğini ve hangi Workspace paketlerinde bulunduğunu Google Yardım sayfasından kontrol et.

Odada yapılan toplantı

Yüz yüze ya da karma bir toplantıda telefonu masanın ortasına, kişilerin arasına koy ve “Sesli Notlar” ya da herhangi bir kayıt uygulamasıyla kaydet. iPhone'daki yolu için iPhone sesli notunu yazıya çevirme yazısına bak.

Transkripsiyon

  1. transkripsiyon.tr adresini aç ve dosyayı yükle: Zoom'un M4A'sını ya da Teams veya Meet videosunu. İki saatlik bir toplantıyı tek parça yüklersin; tarayıcı onu kendisi böler.
  2. Metin konuşmacılara ayrılmış gelir: Konuşmacı 1, Konuşmacı 2 gibi. Site isimleri bilmez, onları sen yazarsın.
  3. Kopyala metni konuşmacı bilgisiyle panoya koyar, İndir .txt dosyası sunar. Paylaşacağın bir toplantı için (örneğin bir webinar) .srt ya da .vtt altyazı da alırsın.

Hesapsız yalnızca ilk 30 dakika yazıya dökülür; bir saatlik toplantı ortasından kesilir. Toplantının tamamı için Google ya da Apple ile giriş yap. Ocak 2027'ye kadar Pro herkese ücretsiz, ayda 10 saat transkripsiyonla ve kartsız (Fiyatlar).

Canlı transkripsiyon yok, toplantıya katılan bir bot da yok: Transkripsiyon, toplantı bittikten sonra kaydı işler.

Transkripsiyondan tutanağa

Notlarım içinde kaydı doğrudan bir nota aktarabilirsin (notun menüsünde “Kaydı içe aktar”); transkripsiyon orada görünür. Sonra “AI'a sor”u aç: hızlı komutlar arasında “Özetle” ve “Görevler ve kararlar” var, kendi talimatını da yazabilirsin. Örneğin:

Bu, bir toplantının transkripsiyonu. Konuşmacı 1 Elif Yılmaz, Konuşmacı 2 Murat Kaya. Şunlarla bir tutanak yaz: katılımcılar, konuşulan konular birkaç satırda, kararlar, görevler (kim, ne, ne zamana kadar), açık noktalar. Yalnızca söyleneni yaz; bir şey belirsizse soru işaretiyle işaretle.

AI önce yeni sürümü, değişiklikler vurgulanmış olarak gösterir. Sonra notu değiştirmeye, yeni bir not açmaya ya da özeti notun sonuna eklemeye sen karar verirsin. Yanıt için not ve transkripsiyonlar Google Gemini'ye gönderilir.

Sonucu her zaman transkripsiyonla karşılaştır. AI kimin neyi üstlendiğini karıştırabilir; rakamlara ve sürelere metinden bak. Gizli bir toplantıyı bir AI aracına vermeden önce şirketinin ne izin verdiğini de öğren.

Tutanağı kendin yazmayı tercih edersen birkaç satırlık işe yarar bir şablon yeter:

  • Tarih, saat ve araç (Zoom, Teams, Meet)
  • Katılımcılar
  • Gündem maddeleri
  • Kararlar
  • Görevler: kim, ne yapacak, ne zamana kadar
  • Açık noktalar ve bir sonraki toplantının tarihi

Karar tutanağı yalnızca neyin kararlaştırıldığını ve kimin ne yapacağını yazar. Tartışma tutanağı buna ek olarak tartışmanın gidişatını da aktarır. Çoğu ekip toplantısı için karar tutanağı yeter ve transkripsiyon her iki türün de malzemesini verir.

Tutanağın hukuki bir önemi varsa (genel kurul, yönetim kurulu, ortaklar toplantısı), biçimi o kurul için geçerli kurallara, örneğin ana sözleşme ya da iç yönergeye göre belirlenir. Transkripsiyon iyi bir temel olur ama tutanağın yerini tutmaz.

Kayıt nereye gidiyor

Konuşma tanımayı ElevenLabs (ABD) yapar. Kayıt oraya yalnızca işlenmek için ulaşır. Ana sayfada yüklediğin dosyayı saklamayız. Notlarım içinde kayıt ve transkripsiyon sen silene kadar hesabında kalır. Ayrıntılar gizlilik politikasında.